Rozmowy telefoniczne z przedstawicielami mediów to ważny element pracy każdego PR-owca. Choć mogą być one trudne i stresujące, to nadal są jednym z najbardziej efektywnych sposobów na nawiązanie wartościowych relacji z dziennikarzami. Dziennikarze zapamiętują tych, którzy dostarczają im wartościowe treści – i tak samo dobrze pamiętają tych, którzy marnują ich czas.
Telefon zamiast maila? Dlaczego warto dzwonić do dziennikarzy
W świecie, gdzie większość komunikacji odbywa się za pomocą e-maili, rozmowa telefoniczna może zostać doceniona przez drugą osobę. Dobrze poprowadzona rozmowa pozwala na szybkie przekazanie kluczowych informacji, z którymi dzwonisz, zbudowanie zaufania oraz rozpoczęcie długofalowej współpracy. I uwaga – dziennikarz, który raz odbierze Twój telefon i „nie rzuci słuchawką”, to potencjalny partner na lata.
Jak przygotować się do rozmowy telefonicznej z dziennikarzem?
Zanim jednak podniesiesz słuchawkę, musisz się odpowiednio przygotować. Nie ma nic gorszego niż telefon do dziennikarza bez wcześniejszego researchu. Sprawdź, kim jest osoba, do której dzwonisz. Przeanalizuj, o czym pisze, jakie tematy ją interesują i jakie medium reprezentuje. Personalizacja kontaktu to klucz do sukcesu. Bez niej Twój telefon może zostać odebrany przez media jako przeszkadzanie w wykonywaniu swojej pracy. Gdy już wiesz, z kim będziesz rozmawiać, zastanów się, co chcesz przekazać. Przygotuj kluczowe informacje – konkretne liczby, dane lub materiały, które mogą zainteresować dziennikarza. Pomyśl również o wartości dodanej, jaką możesz Ty zaoferować. Dlaczego Twój temat jest ważny? Co sprawia, że wyróżnia się na tle innych informacji, które dziennikarz codziennie otrzymuje? Pamiętaj: jeśli dzwonisz z tematem, który nie ma newsa, sam uznajesz za nudny, dziennikarz prawdopodobnie też tak uzna.
Pierwsze sekundy rozmowy – klucz do sukcesu
Pierwsze sekundy rozmowy są decydujące. Badania pokazują, że już w ciągu pierwszych 7 sekund ludzie wyrabiają sobie opinię na temat rozmówcy, a pierwsze wrażenie może wpłynąć na dalszy przebieg kontaktu. To właśnie w tych początkowych momentach decyduje się, czy zyskasz sympatię i zaufanie swojego odbiorcy.[1] Kulturalnie, krótko i konkretnie. Masz coś interesującego? Powiedz o tym od razu.
Jak trafiać do przedstawicieli mediów?
Podczas rozmowy ważne jest także, aby mówić językiem zrozumiałym i dostosowanym do odbiorcy. Unikaj branżowego żargonu – nawet jeśli rozmawiasz z dziennikarzem specjalizującym się w danej branży, prosty język po prostu ułatwia komunikację. Pomyśl o tym jak o rozmowie w windzie – jeśli w ciągu 30 sekund nie potrafisz wyjaśnić, dlaczego Twój temat jest interesujący, to znaczy, że nie jesteś gotowy na telefon. Staraj się podawać konkretne dane i liczby, które mogą przyciągnąć uwagę dziennikarza. Wspomnij na przykład: „Z naszych badań wynika, że aż 50% Polaków zmieniło swoje kierunki wakacyjne w ciągu ostatniego roku. Czy byłby Pan/Pani zainteresowany/a szerszym omówieniem tych danych?”. Takie informacje są o wiele bardziej atrakcyjne niż ogólne stwierdzenia bez poparcia liczbami.
Co zrobić, jeśli nie znasz odpowiedzi na pytanie?
Dziennikarze uwielbiają zadawać pytania. To ich praca. Dlatego bądź przygotowany na to, że usłyszysz coś, na co nie znasz odpowiedzi. I co wtedy? Po pierwsze, nie panikuj. Po drugie, nie wymyślaj. Najgorsze, co możesz zrobić, to improwizować odpowiedź. Powiedz szczerze: „Nie mam teraz tej informacji, ale sprawdzę i wrócę do Pana/Pani z odpowiedzią”. I zrób to jak najszybciej po rozmowie. Zasada jest prosta – jeśli obiecałeś coś dostarczyć, dostarcz to.
Jak zakończyć rozmowę telefoniczną?
Zakończenie rozmowy jest równie ważne jak jej rozpoczęcie. Nie pozwól, żeby dziennikarz miał poczucie, że zmarnował czas. Podsumuj, co zostało ustalone, i podziękuj za poświęcony czas.
Możesz powiedzieć: „Dziękuję za rozmowę. Prześlę Panu/Pani mailowo podsumowanie i materiały, o których rozmawialiśmy. Gdyby pojawiły się dodatkowe pytania, jestem do Pana/Pani dyspozycji”. Dzięki takiemu zakończeniu zbudujesz swój wizerunek jako osoby kompetentnej i otwartej na współpracę.
Cold calling do dziennikarzy to wciąż skuteczna metoda budowania relacji z mediami, o ile podejdziemy do niej z odpowiednim przygotowaniem. W świecie pełnym mailowych komunikatów telefon może być narzędziem, które pozwala na wyróżnienie się i zbudowanie prawdziwych, długofalowych relacji. Pamiętaj, że media relations to przede wszystkim relacje z ludźmi. Dziennikarze, podobnie jak my, cenią sobie szczerość, zaangażowanie i profesjonalizm. Dlatego nie bój się dzwonić – ale rób to z głową.
[1] https://eitt.pl/baza-wiedzy/pierwsze-wrazenie-w-autoprezentacji-jak-szybko-i-skutecznie-zyskac-sympatie-i-zaufanie-sluchaczy/
